Google Workspace Essentialsを契約する前に必ず知っておきたい管理者設定の注意点

Google Workspace Essentialsとは何かを分かりやすく解説

Google Workspace Essentials は、
「すでにメール環境はあるが、Googleの業務ツールだけ使いたい」
という組織向けに用意されたプランです。

Gmailを使わずに、以下のようなGoogleの主要サービスを利用できます。

Google Workspace Essentialsで使える主な機能

Google Workspace Essentialsでは、次のような機能が利用可能です。

・Google Drive（ファイル共有・共同編集）
・共有ドライブ（チーム単位でのファイル管理）
・Google Meet（オンライン会議）
・Google Chat（社内チャット）
・Google Docs / Sheets / Slides

すでに、

・既存のメールサーバー
・レンタルサーバーのメール
・Microsoft Outlook環境

などを使っている場合でも、
メール環境を変えずにGoogle Workspaceの便利な機能だけを導入できます。

Gmailを使わない点がEssentialsの大きな特徴

Google WorkspaceのBusinessプランとの大きな違いは、
Gmailが含まれていない という点です。

そのため、

・メールは従来のまま
・ファイル共有と共同作業はGoogle

という構成が可能になります。

これは、

・中小企業
・NPO
・店舗ビジネス
・フリーランスや業務委託チーム

などにとって、非常に相性の良い構成です。

Essentialsはこんな人に向いている

Google Workspace Essentialsは、次のような方に向いています。

・すでに独自ドメインのメールを運用している
・メール移行は避けたい
・チームでのファイル共有や共同編集を強化したい
・オンライン会議やチャットをGoogleで統一したい

逆に、

・Gmailを業務メールとして使いたい
・Googleカレンダーをメールと密接に連携したい

という場合は、Businessプランの方が適しています。

Essentialsでも管理者設計は非常に重要

Essentialsは手軽に始められる反面、
最初の管理者設計を誤ると修正が難しい という特徴があります。

そのため、

・最初のアカウントは特権管理者前提で作成
・長期的に管理できるメールアドレスを使用

この考え方がとても重要になります。

ここを押さえておけば、
Google Workspace Essentialsは非常にコストパフォーマンスの高いツールになります。

Google Workspace を導入しようとしたとき、
「EssentialsとBusinessの違いが分からない」
「管理者の設定で詰まった」
という相談はとても多いです。

特に Google Workspace Essentials は、最初のアカウント作成時の設定を誤ると、あとから取り返しがつかないケースがあります。
まずはここをしっかり押さえておきましょう。

Google Workspace Essentialsで最初に作るアカウントは「特権管理者前提」で考える

Google Workspace Essentials のアカウント作成は、以下の公式ページから行います。

https://workspace.google.com/intl/ja/essentials

このとき、最初に登録するメールアドレスは非常に重要です。

なぜ注意が必要なのか

Google Workspace Essentialsでは、

・最初に作成したアカウント
・ドメイン認証まで完了したアカウント

この条件を満たすユーザーは、
あとから 管理者権限を「なし」に変更できない管理者 になります。

つまり、

・仮の担当者
・将来使わなくなる可能性のあるメールアドレス
・外部委託やアルバイトのアドレス

こういったメールアドレスで最初のアカウントを作るのは、非常に危険です。

正しい考え方

最初のアカウントは、

・特権管理者になっても問題ない
・長期的に管理を行う
・会社や代表者が確実に管理できる

この条件を満たすメールアドレスで作成してください。

2人目以降のユーザーは「管理コンソール」から追加する

Google Workspace Essentialsでは、
2人目以降のユーザーを 最初の登録画面から追加する必要はありません。

正しい追加方法

管理コンソールにログイン
ユーザー管理画面を開く
管理者としてユーザーを追加

この方法であれば、

・管理者権限の付与／解除
・役割の変更

を柔軟に行えます。

最初の1アカウントだけは特別、
それ以降は管理画面から追加する、
この構造を覚えておくとトラブルを防げます。

Google Workspace契約直後はストレージ容量が制限される点に注意

次に、意外と知られていない Google Workspaceの初期容量制限 について解説します。

契約直後は共有ドライブ・個人ドライブともに制限される

Google Workspaceでは、利用開始から約1か月程度の間、
以下のような制限がかかるケースがあります。

・共有ドライブの容量：およそ100GB前後
・個人ドライブの容量：およそ300GB前後

Business Standardで「1人あたり2TB使える」と聞いて契約したのに、
実際は全然使えない、という相談は非常に多いです。

なぜ公式ページに明記されていないのか

この制限は、

・不正利用防止
・短期間での大量消費対策

といった内部ルールによるもので、
公式の料金ページには明確に記載されていません。

そのため、知らずに契約すると混乱しがちです。

Business Standardで早期に2TB使いたい場合の対処法

短期間で正規の容量（1人2TB）を使いたい場合は、
早期支払い（前払い）を行う必要があります。

Google公式でも、以下のページで案内されています。

https://support.google.com/a/answer/6140582

ポイント

・請求情報を早めに確定する
・支払いを完了させる
・一定期間の利用実績を作る

これにより、段階的に容量制限が解除されるケースが多いです。

Google Workspaceの設定で失敗しないために

Google Workspaceは非常に便利な反面、

・初期設定
・管理者構成
・契約直後の制限

この3点でつまずく人が本当に多いサービスです。

特に、

・Essentialsの最初の管理者アカウント
・Business契約直後の容量制限

この2点を知らずに進めると、
あとから修正できずに遠回りになることもあります。

まとめ

・Google Workspace Essentialsの最初のアカウントは特権管理者前提で作成する
・ドメイン認証まで行った管理者は権限を外せない
・2人目以降のユーザーは管理コンソールから追加する
・Google Workspace契約直後は容量制限がある
・Business Standardで早期に2TB使うには支払いを早めに行う

Google Workspaceの導入や設定で悩んでいる方は、
「最初の設計」が何より重要です。

少しでも参考になれば幸いです。